ด้วยแนวคิดของการนำเอาระบบอัตโนมัติและระบบดิจิตอลมาใช้ในการจัดซื้อจัดจ้างมากขึ้น ทำให้องค์กรต่างๆ ให้ความสำคัญกับการลงทุนด้านเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานที่สำคัญไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ การจัดหาไปจนถึงการทำสัญญา การจัดซื้อไปจนถึงการชำระเงิน การจัดการและควบคุม ซึ่งโซลูชั่นเหล่านี้ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการดำเนินงานด้านการจัดซื้อและสามารถช่วยปกป้องคุณค่าที่ฝ่ายจัดซื้อสัญญาว่าจะส่งมอบให้แก่องค์กร
กิจกรรมเพื่อเสริมสร้างประโยชน์
ผู้นำฝ่ายจัดซื้อมักมีหน้าที่ตัดสินใจว่าจะใช้ระบบ กระบวนการ โครงสร้างองค์กร รูปแบบการกำกับดูแล และอื่นๆ เมื่อใดและอย่างไร อย่างไรก็ตามสุดท้ายแล้ว หากพวกเขาไม่ได้เริ่มต้นด้วยวิธีการที่ต้องอาศัยข้อมูล พวกเขาสามารถพบว่าตัวเองถูกฝังอยู่ในกระบวนการอัตโนมัติทางยุทธวิธีที่จะก่อให้เกิดผลกระทบทางธุรกิจ และผลกระทบ EBITDA อย่างมีนัยะมากที่สุด ตัวอย่างเช่นการเชื่อมโยงกับการจัดหาเชิงกลยุทธ์ ผู้บริหารด้านการจัดซื้อมีความเสี่ยงจากการจัดหาแบบง่ายเพื่อซื้อสินค้าจากผู้ให้บริการที่ให้ราคาต่ำที่สุดไม่ใช่ผู้ให้บริการที่มีมูลค่าสูงสุด ซึ่งท้ายที่สุดจะส่งผลกระทบต่อหน่วยงานต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรไม่เฉพาะเพียงฝ่ายจัดซื้อเท่านั้น
คุณจะพัฒนาสภาพแวดล้อมที่คุณมีทัศนวิสัยที่ชัดเจนว่าจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดหา และส่งมอบได้อย่างไร คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณจะไม่เพียงแต่บรรลุเป้าหมายในการประหยัดค่าใช้จ่าย แต่จะทำให้การประหยัดนั้นคงอยู่ต่อไป?
ฝ่ายจัดซื้อสามารถส่งมอบมูลค่าเพิ่มขึ้นได้ถึงร้อยละ 70 โดยการใช้ 3 กลยุทธ์ต่อไปนี้:
สร้างกลยุทธ์ด้านข้อมูลระดับโลก
แม้ว่าแนวคิดของการเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์การใช้จ่าย และการใช้ประโยฃน์จากข้อมูลการใช้จ่ายเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว และโดยทั่วไปจะไม่นำมาถกเถียงกันในหมู่หัวหน้าฝ่ายจัดซื้อ
ผู้ซื้อไม่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายจากสิ่งที่พวกเขามองไม่เห็น จนกว่าหน่วยงานจะสามารถมองเห็นการใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินเดือนขององค์กรได้ชัดเจน มันยากที่จะพูดว่าฝ่ายจัดซื้อได้ดำเนินการในขั้นตอนแรกสู่การเพิ่มประสิทธิภาพไปแล้ว การขาดข้อมูลที่ดีทำให้เป็นการยากที่จะสร้างแผนการที่ครอบคลุมและความล่าช้าในระยะแรกอาจหมายถึงต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ เข้ามาช่วยเติมเต็มช่องว่างที่เกิดขึ้น แทนที่จะยกระดับและขยายอิทธิพลในส่วนที่ฝ่ายจัดซื้อสามารถผลักดันมูลค่าได้มากที่สุด CPO ใหม่จะวางตำแหน่งตัวเองโดยใช้ยุทธวิธีไม่ตั้งใจไล่จี้คนอื่นมากเกินไป ในการจัดลำดับความสำคัญของบุคคลอื่นๆ การมองเห็นการใช้จ่ายเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่ง และไม่มีหน่วยงานจัดซื้อใดสามารถอ้างว่ามีสถานะระดับโลกหรือแม้กระทั่งมีประสิทธิภาพโดยเฉลี่ยที่ดีได้ถ้าขาดความสามารถในระดับเริ่มต้นนี้
ใช้ข้อมูลในการวางกลยุทธ์
ด้วยการมองเห็นการใช้จ่ายระดับองค์กรที่ชัดเจน ทีมสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเชิงลึกเพื่อทำความเข้าใจองค์ประกอบต่างๆ เช่น:
– ค่าใช้จ่ายที่มีความสำคัญของฝ่ายปัจจุบันและตัวชี้วัดที่เรียบง่ายเช่น ค่าใช้จ่ายรวมที่กำหนดแอดเดรสได้และเปอร์เซ็นต์การใช้จ่ายภายใต้การจัดการ
– จัดหมวดหมู่ฟังก์ชั่นที่ต้องการให้มีความสำคัญในอนาคต (หรือจำเป็นต้องมีความสำคัญในการทำให้บรรลุเป้าหมาย)
– โอกาสทั้งหมดสำหรับการจัดหาเชิงกลยุทธ์และการจัดการการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
การมองเห็นการใช้จ่ายทำให้ผู้บริหารฝ่ายจัดซื้อสามารถพัฒนากลยุทธ์โดยละเอียดเพื่อกำหนดเส้นทางที่ดีที่สุดขององค์กรเพื่อให้ได้ราคาและบริการที่ดีที่สุดภายในหมวดหมู่ ก่อนที่จะมีกิจกรรมการจัดหาเชิงกลยุทธ์เกิดขึ้นกับกลุ่มซัพพลายเออร์ควรมีความชัดเจนว่าธุรกิจจะติดตามและวัดการประหยัดเหล่านี้อย่างไรเมื่อกระบวนการจัดหาเกิดขึ้น กลยุทธ์นี้ควรกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าการจัดซื้อจะไม่เพียงแค่การจัดหาตามหมวดหมู่เท่านั้น แต่ฝ่ายจัดซื้อจะมีวิธีวัดผลกระทบที่มีต่อกิจกรรมเหล่านั้นได้อย่างไร
กล่าวอีกนัยหนึ่งกลยุทธ์นี้ควรกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าแผนการจัดซื้อจะช่วยประหยัดได้อีกร้อยละ 3-5 ในหมวดหมู่ในแต่ละปี กลยุทธ์นี้จะกลับไปที่ข้อมูลพื้นฐานเสมอ ด้วยคำจำกัดความที่ชัดเจนว่าข้อมูลมาจากไหนและมีทีมใดที่จัดการการใช้จ่าย แต่ละหน่วยงานจะต้องสามารถวัดผลกระทบที่เกิดขึ้นได้
ผลักดันกลยุทธ์การจัดหาที่มีข้อมูลมากขึ้น
ในองค์กรต่างๆ โดยเฉพาะองค์กรที่หน่วยงานด้านการจัดซื้อยังไม่อยู่ตัว หนึ่งในสิ่งแรกต้องถามหัวหน้าผู้บริหารฝ่ายจัดซื้อ (CPO) คือการกำหนดเป้าหมายในการประหยัดค่าใช้จ่ายรายปีของ องค์กร งานนี้มีความเสี่ยง หากไม่มีการกำหนดเป้าหมายในส่วนนี้ อย่างไรก็ตามหากไม่สามารถมองเห็นข้อมูลการใช้จ่ายที่ดีซึ่งจัดเป็นหมวดหมู่การจัดหาที่สะท้อนวิธีการจัดโครงสร้างพื้นฐานด้านอุปทาน ข้อมูลที่ไม่ดีจะก่อให้เกิดปัญหาหลายประการในการพัฒนากลยุทธ์การจัดหา ซึ่งอาจจะทำให้เกิดการประเมินปริมาณการใช้จ่ายสูง หรือต่ำเกินไป ซึ่งอาจทำให้พนักงานฝ่ายจัดซื้อให้คำมั่นสัญญากับผู้ขายแล้วไม่สามารถทำได้ หรือสูญเสียอำนาจการเจรจาต่อรองได้
กระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่แท้จริงจะใช้ประโยชน์จากวิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยข้อเท็จจริงและตรรกะในการสร้างความต้องการทางธุรกิจเพื่อให้ผู้ซื้อเข้าใจสิ่งที่องค์กรต้องการเมื่อออกไปเปิดประมูลในแต่ละหมวดหมู่ ด้วยการใช้กลยุทธ์ที่เป็นหมวดหมู่ ผู้ซื้อจะมีความมั่นใจในการจัดหาแหล่งที่มาของสินค้าแต่ละประเภท และมีส่วนร่วมในตลาดด้วยวิธีการแบบองค์รวมและมีข้อมูลมากขึ้น
เพื่อให้สามารถปกป้องคุณค่าของหน่วยงาน องค์กรด้านการจัดซื้อจะต้องมีการขับเคลื่อนข้อมูลมากขึ้นและใช้จ่ายอย่างชาญฉลาดในการปรับตัวให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจที่กว้างขึ้น ในขณะที่แนวคิดเหล่านี้ทั้งหมดเป็นเรื่องปกติและเป็นที่รู้จักกันดีสำหรับฝ่ายจัดการจัดซื้อ ซึ่งกลยุทธ์เหล่านี้มักจะล้มเหลวโดยไม่สามารถมองเห็นการใช้จ่ายขององค์กร เจ้าของ และผู้มีอิทธิพลในการจัดซื้อต้องเริ่มจากการยอมให้มองเห็นการใช้จ่าย จากนั้นก็แค่ให้หน่วยงานต่างๆ สามารถใช้ข้อมูลในการจัดการงานของตนเองให้สอดรับกับกับธุรกิจ