ระบบจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร

ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือกระบวนการและเครื่องมือที่องค์กรใช้ในการบริหารจัดการการจัดซื้อสินค้าและบริการ ตั้งแต่การระบุความต้องการ การคัดเลือกซัพพลายเออร์ การขอราคา การอนุมัติ การทำสัญญา ไปจนถึงการติดตามผลและประเมินประสิทธิภาพหลังการจัดซื้อ

ในอดีต กระบวนการเหล่านี้มักดำเนินการผ่านเอกสาร Excel อีเมล หรือการทำงานแยกส่วนในแต่ละฝ่าย ซึ่งอาจทำให้เกิดความล่าช้า ขาดความโปร่งใส และควบคุมต้นทุนได้ยาก ปัจจุบัน องค์กรจึงเริ่มนำ Procurement System หรือระบบจัดซื้อจัดจ้างดิจิทัลเข้ามาใช้ เพื่อยกระดับการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้น

eProcurement คืออะไร และแตกต่างจากการจัดซื้อแบบเดิมอย่างไร

หลายองค์กรอาจคุ้นเคยกับคำว่า eProcurement แต่ยังไม่เข้าใจภาพรวมอย่างชัดเจน
eProcurement คืออะไร?
คำตอบคือ ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วยบริหารกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียว

ความแตกต่างสำคัญระหว่างการจัดซื้อแบบเดิมกับ eProcurement ได้แก่

• ลดการใช้เอกสารและการทำงานซ้ำซ้อน
• เพิ่มความรวดเร็วในการอนุมัติและตัดสินใจ
• สร้างความโปร่งใสและตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกขั้นตอน
• รองรับการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนเชิงกลยุทธ์

ด้วยเหตุนี้ ระบบจัดซื้อออนไลน์ จึงไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนเครื่องมือ แต่เป็นการเปลี่ยนแนวคิดการบริหารจัดซื้อของทั้งองค์กร

eProcurement คืออะไร และแตกต่างจากการจัดซื้อแบบเดิมอย่างไร

หลายองค์กรอาจคุ้นเคยกับคำว่า eProcurement แต่ยังไม่เห็นภาพอย่างชัดเจนถึงคุณค่าที่แท้จริงของระบบนี้

eProcurement คือระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ตั้งแต่การขออนุมัติ การขอใบเสนอราคา การคัดเลือกผู้ขาย การจัดทำสัญญา ไปจนถึงการติดตามผลและวิเคราะห์ข้อมูลหลังการจัดซื้อ

ระบบ eProcurement จึงไม่ใช่เพียงเครื่องมือช่วย “ซื้อของผ่านระบบออนไลน์” แต่เป็นโครงสร้างพื้นฐานที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารต้นทุน ความเสี่ยง และประสิทธิภาพได้อย่างเป็นระบบ

 

ความแตกต่างระหว่างการจัดซื้อแบบเดิมกับ eProcurement

ในรูปแบบการจัดซื้อแบบดั้งเดิม องค์กรมักใช้เอกสาร Excel อีเมล หรือการประสานงานระหว่างหลายฝ่าย ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหา เช่น

• เอกสารสูญหายหรือไม่เป็นเวอร์ชันเดียวกัน
• การอนุมัติล่าช้าเนื่องจากต้องรอหลายขั้นตอน
• ขาดข้อมูลสำหรับตรวจสอบย้อนหลัง
• ยากต่อการควบคุมงบประมาณแบบเรียลไทม์
• เสี่ยงต่อความผิดพลาดและความไม่โปร่งใส

ในขณะที่ระบบ eProcurement เข้ามาช่วยแก้ไขข้อจำกัดเหล่านี้ ด้วยการรวมทุกกระบวนการไว้ในระบบเดียว ทำให้ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ตรวจสอบได้ และเชื่อมโยงกันแบบอัตโนมัติ

 

ตัวอย่างเปรียบเทียบการใช้งานจริง

ตัวอย่าง การขออนุมัติจัดซื้อ

แบบเดิม:
พนักงานจัดซื้อส่งเอกสารทางอีเมล → รอผู้จัดการอนุมัติ → แก้ไขหลายรอบ → ใช้เวลาหลายวัน

ผ่าน eProcurement:
สร้างคำขอในระบบ → ระบบแจ้งเตือนผู้อนุมัติอัตโนมัติ → ติดตามสถานะได้แบบเรียลไทม์ → อนุมัติภายในไม่กี่ชั่วโมง

 

ตัวอย่าง การเปรียบเทียบซัพพลายเออร์

แบบเดิม:
รวบรวมใบเสนอราคาจากหลายไฟล์ → เปรียบเทียบด้วยมือ → เสี่ยงต่อความผิดพลาด

ผ่าน eProcurement:
ระบบเปรียบเทียบราคา คุณภาพ และเงื่อนไขโดยอัตโนมัติ → ช่วยให้ตัดสินใจได้แม่นยำขึ้น

ตัวอย่าง การควบคุมงบประมาณ

แบบเดิม:
รู้ยอดใช้จ่ายหลังปิดงบประมาณ → แก้ไขไม่ทัน

ผ่าน eProcurement:
เห็นข้อมูลการใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ → ปรับแผนได้ทันที

 

กระบวนการจัดซื้อองค์กร: จากงานหลังบ้านสู่กลไกเชิงกลยุทธ์

ในมุมมองใหม่ กระบวนการจัดซื้อองค์กร ไม่ได้เป็นเพียงขั้นตอนปฏิบัติการ (Operational Task) อีกต่อไป แต่เป็นหนึ่งในกลไกสำคัญที่ส่งผลต่อผลประกอบการ ความเสี่ยง และความยั่งยืนขององค์กร

กระบวนการจัดซื้อที่มีระบบจะช่วยให้องค์กรสามารถ

• ควบคุมงบประมาณได้อย่างแม่นยำ
• ลดความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ที่ไม่มีคุณภาพ
• ปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาลและข้อกำหนดด้านกฎหมาย
• สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารด้วยข้อมูลจริง

องค์กรยุคใหม่จึงเริ่มมองการจัดซื้อในฐานะ “Strategic Function” มากกว่าหน้าที่สนับสนุน

 

ทำไมองค์กรยุคใหม่ขาดระบบจัดซื้อจัดจ้างไม่ได้

ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว ต้นทุนผันผวน และซัพพลายเชนมีความซับซ้อนมากขึ้น การไม่มีระบบจัดซื้อจัดจ้างที่เป็นมาตรฐานอาจนำไปสู่ความเสี่ยงโดยไม่รู้ตัว

ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ที่ดีช่วยให้องค์กร

• บริหารความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบ
• เพิ่มความโปร่งใสและความน่าเชื่อถือ
• ลดต้นทุนในระยะยาว
• สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

ที่สำคัญ ระบบเหล่านี้ยังเป็นรากฐานของการพัฒนาไปสู่ Digital Procurement Transformation ในอนาคต

 

Procurement System กับอนาคตขององค์กร

Procurement System ในปัจจุบันไม่ได้หยุดอยู่แค่การทำธุรกรรม แต่กำลังพัฒนาไปสู่การเป็นแพลตฟอร์มอัจฉริยะที่ผสาน AI, Data Analytics และการบริหารความเสี่ยงเข้าด้วยกัน

องค์กรที่เริ่มต้นวางระบบจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นระบบตั้งแต่วันนี้ จะมีความพร้อมมากกว่าในการ

• ปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง
• ขยายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ
• และสร้างความยั่งยืนในระยะยาว

ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือหัวใจที่สำคัญของการบริหารองค์กรณ์ในยุคดิจิทัล การนำระบบจัดซื้อออนไลน์ และ eProcurement มาใช้ไม่เพี่ยงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยเรื่องของการยกระดับการจัดซื้อให้เป็นกลไกเชิงกลยุทธ์ที่ขับเคลื่อนองค์กรสู่ความโปร่งใส มีระบบมาตรฐานที่ชัดเจนและช่วยส่งเสริมให้องค์กรที่เลือกใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างให้มีการเจริญเติบโตขององค์กรอย่างมั่นคงในอนาคต