ระบบ eProcurement กับการบริหารการจัดซื้อภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันที่โลกเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำงานมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการบริหารการจัดซื้อภายในองค์กร ที่หลายๆ องค์กรหันมาใช้งานซอฟต์แวร์จัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ (eProcurement) กันมากขึ้นเรื่อยๆ ทั้งในการจัดซื้อจัดจ้าง ควบคุมค่าใช้จ่าย และสามารถติดตามรายละเอียดของการสั่งซื้อต่างๆ ได้ผ่านทางออนไลน์ อีกทั้งยังช่วยให้การทำงานต่างๆ เป็นไปอย่างมีระบบ สะดวก และง่ายขึ้นกว่าเดิม

ในการสั่งซื้ออุปกรณ์ต่างๆ เข้ามาภายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก สิ่งหนึ่งที่เป็นปัญหาอยู่บ่อยครั้ง นั่นคือการทำเอกสารการจัดซื้อ ทั้งในส่วนของอุปกรณ์สำนักงานหรือแม้กระทั่งอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ และบางครั้งการทำเอกสารการจัดซื้อก็ไม่ได้ช่วยให้เกิดความสะดวกต่อการทำงาน แถมบางครั้งยังทำให้ยุ่งยากมากขึ้นกว่าเดิม เพราะนอกจากจะใช้เวลานานในการยื่นคำขอเพื่อการอนุมัติแล้ว การตรวจสอบย้อนกลับก็มีความยุ่งยากเพิ่มขึ้นไปด้วย อีกทั้งอาจทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์เกี่ยวกับความเคลื่อนไหวในเรื่องค่าใช้จ่ายภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งกลายเป็นสาเหตุหลักที่หลายองค์กรหันมาใช้งานซอฟต์แวร์จัดซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่เรียกว่า eProcurement กันมากยิ่งขึ้น

แก้ไขปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้บริหารระดับสูง ไม่ว่าจะเป็น CEO, CFO หรือแม้กระทั่ง CPO ต่างให้ความสนใจในการแก้ปัญหาภายในองค์กร เกี่ยวกับการจัดซื้อ เพราะการจัดซื้อแบบเดิมนั้นไม่ทำให้เห็นพฤติกรรมการใช้จ่ายของบริษัทอย่างชัดเจน ทั้งเรื่องของการสั่งซื้อว่าใครเป็นผู้สั่ง สั่งอะไรไป ในจำนวนมากน้อยแค่ไหน อีกทั้งการสั่งซื้อนั้นๆ มีราคาที่สูงหรือต่ำกว่าของเดิมที่เคยซื้อ รวมไปถึงการอนุมัติสั่งซื้อที่ใช้เวลานาน หรือมีการสั่งซื้อซ้ำซ้อน และไม่สามารถวางแผนกลยุทธ์ในการสั่งซื้อให้มีค่าใช้จ่ายที่ถูกลง แต่การใช้ e-Procurement จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ให้หมดไป เพราะผู้บริหารสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครเป็นผู้ขอสั่งอุปกรณ์ชิ้นนั้นๆ มีราคาเท่าไหร่ ในคุณภาพแบบใด และยังช่วยลดความซ้ำซ้อนและระยะเวลาในการทำเรื่องเพื่อขออนุมัติได้ด้วย

การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายจัดซื้อและซัพพลายเออร์

ด้วยระบบ eProcurement จะเข้ามาช่วยให้การทำงานระหว่างฝ่ายจัดซื้อและซัพพลายเออร์สามารถจัดการได้อย่างเป็นระบบ ไม่วุ่นวาย สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา อีกทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับฝ่ายจัดซื้อขององค์กรได้อย่างดี ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถกำหนดกลยุทธ์ในการจัดซื้อสินค้า การบริหารคู่ค้า และเพิ่มอำนาจการต่อรองกับซัพพลายเออร์ได้อย่างคล่องตัว อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนให้กับองค์กร
ความสะดวกต่อการทำงาน ไม่ได้เกิดเฉพาะ CFO และทีมจัดซื้อเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึง CPO และ CTO อีกด้วย ที่จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงาน และปัญหาระหว่างการขออนุมัติสำหรับจัดซื้ออุปกรณ์ต่างๆ ขององค์กร

หากผู้ประกอบการกำลังมองหาระบบสั่งซื้อผ่านออนไลน์ eProcurement ที่ได้มาตรฐานและสามารถวางใจได้เกี่ยวกับการใช้งานระบบภายในองค์กร พันธวณิช ผู้ให้บริการแพลตฟอร์มการจัดซื้ออิเล็กทรอนิกส์แบบครบวงจร ที่มุ่งเน้นและตอบสนองความต้องการในด้านกระบวนการจัดซื้อผ่านการใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้การทำงานสะดวก รวดเร็ว และตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้มากที่สุด